Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales (la "Política") describe la forma en que WARPACE TECH (en adelante, "WarPace Tech", "nosotros" o "la Compañía"), a través de su producto Pulse Gym OS (la "Plataforma"), recolecta, almacena, usa y protege los datos personales a los que tiene acceso en el marco de la prestación del Servicio.

Esta Política se expide en cumplimiento de la Constitución Política de Colombia (artículo 15), la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las reglamenten, modifiquen o sustituyan, y aplica a todas las bases de datos que contengan datos personales tratados por WarPace Tech, ya sea en calidad de Responsable o de Encargado del Tratamiento, según se explica en la sección 3.

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Base de Datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Aviso de Privacidad: comunicación dirigida al Titular para informarle sobre la existencia de esta Política y la forma de acceder a ella.

3.1. Como Responsable del Tratamiento

WarPace Tech es Responsable del Tratamiento respecto de los datos personales que recolecta directamente para la gestión de su propia relación comercial, tales como los datos de contacto y de facturación del Cliente (gimnasio suscriptor) y de las personas que este designe como administradores de la cuenta, así como los datos de navegación en el sitio web corporativo y comunicaciones de mercadeo propias de WarPace Tech.

3.2. Como Encargado del Tratamiento

Respecto de los datos de los Usuarios Finales (clientes del gimnasio) que el Cliente carga, administra o genera dentro de la Plataforma (nombres, contacto, historial de pagos, asistencia, etc.), WarPace Tech actúa como Encargado del Tratamiento, procesando dicha información únicamente por cuenta e instrucción del Cliente, quien conserva la calidad de Responsable del Tratamiento frente a sus propios clientes. Corresponde al Cliente obtener las autorizaciones y suministrar los avisos de privacidad necesarios frente a sus Usuarios Finales.

• Datos de registro y cuenta: nombre, correo electrónico, teléfono y datos de la empresa del Cliente que se suscribe a la Plataforma.
• Datos de los Usuarios Finales cargados por el Cliente: nombre, documento de identidad, teléfono, correo electrónico, historial de membresías, asistencia y pagos.
• Datos de facturación y pago: información necesaria para procesar el cobro de la suscripción (procesados a través de pasarelas de pago certificadas; WarPace Tech no almacena directamente los datos completos de tarjetas de crédito).
• Datos de uso de la Plataforma: registros de actividad, direcciones IP, tipo de dispositivo y navegador, con fines de seguridad, soporte y mejora del Servicio.
• Datos de comunicaciones: correos, mensajes o solicitudes de soporte enviados por el Cliente o sus Usuarios Finales.

Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:

• Crear, administrar y dar soporte a la cuenta del Cliente en la Plataforma.
• Prestar las funcionalidades del Servicio: gestión de clientes del gimnasio, reportes de ventas, campañas de comunicación y alertas de cartera en mora.
• Procesar los pagos de la suscripción del Cliente.
• Enviar comunicaciones administrativas, de soporte y, previa autorización, comunicaciones comerciales sobre nuevas funcionalidades de Pulse Gym OS.
• Cumplir obligaciones legales, contables, fiscales o regulatorias aplicables a WarPace Tech.
• Generar Datos Agregados o Anonimizados para fines estadísticos, de mejora del producto y desarrollo de nuevas funcionalidades.
• Prevenir el fraude y proteger la seguridad de la Plataforma y de sus usuarios.

La recolección de datos personales a través de la Plataforma requiere la Autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual se entiende otorgada al aceptar los Términos y Condiciones y esta Política, o mediante los mecanismos de autorización que el Cliente implemente frente a sus propios Usuarios Finales.

El Cliente garantiza que ha obtenido las autorizaciones correspondientes de sus Usuarios Finales antes de cargar su información en la Plataforma, incluyendo, cuando aplique, la autorización para el envío de campañas de mercadeo y comunicaciones relacionadas con el estado de su cuenta o cartera.

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, todo Titular de datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo que se trate de datos que no requieran autorización según la ley.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8.1. Cuando el Titular es Usuario Final de un gimnasio

Debe dirigir su solicitud directamente al gimnasio con el que tiene la relación comercial, quien actúa como Responsable del Tratamiento de sus datos. WarPace Tech, como Encargado, atenderá las instrucciones del Cliente para ejecutar la consulta, actualización, rectificación o supresión dentro de la Plataforma.

8.2. Cuando el Titular es el Cliente (gimnasio) o su personal

Puede dirigir su solicitud directamente a WarPace Tech a través de los canales de contacto indicados en la sección 17.

8.3. Términos de respuesta

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción; si no es posible atenderlas en dicho plazo, se informará al Titular antes del vencimiento, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales. Los reclamos serán resueltos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo; si no fuere posible, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

WarPace Tech podrá transmitir los Datos del Cliente a proveedores tecnológicos (por ejemplo, servicios de hosting en la nube, pasarelas de pago, herramientas de envío de correos o mensajes de texto) que actúen como Encargados o Sub-encargados del Tratamiento, exigiéndoles el cumplimiento de obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las asumidas por WarPace Tech.

En caso de que dichos proveedores se encuentren ubicados fuera de Colombia, la transferencia internacional de datos se realizará observando lo dispuesto en el artículo 26 y siguientes de la Ley 1581 de 2012, verificando que el país de destino cuente con niveles adecuados de protección de datos o implementando los mecanismos contractuales exigidos por la ley cuando dicho nivel no esté certificado.

WarPace Tech implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, adulteración, acceso no autorizado o uso fraudulento, conforme al principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012.

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales, contables o fiscales aplicables. Al terminar la relación contractual con un Cliente, se seguirá el procedimiento de exportación y eliminación de datos descrito en los Términos y Condiciones de la Plataforma.

WarPace Tech podrá generar y utilizar información agregada o anonimizada, derivada de los datos tratados en la Plataforma, para fines estadísticos, de analítica del sector fitness, mejora del producto y desarrollo de nuevas funcionalidades. Esta información no permite identificar, directa o indirectamente, a ningún Titular y, por tanto, no está sujeta a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012.

El sitio web y la Plataforma de Pulse Gym OS podrán utilizar cookies y tecnologías similares para recordar preferencias, analizar el uso del sitio y mejorar la experiencia del usuario. Entre las cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento del Servicio se incluyen las de sesión de autenticación (pg_auth, httpOnly) y de protección CSRF (pg_csrf).

El Cliente y los Usuarios Finales pueden configurar su navegador para rechazar cookies, entendiendo que ello podría afectar algunas funcionalidades del Servicio.

La Plataforma está diseñada para uso de gimnasios, sus administradores y sus clientes adultos. En caso de que un Cliente registre datos de Usuarios Finales menores de edad (por ejemplo, en planes familiares o de entrenamiento juvenil), el Cliente declara y garantiza contar con la autorización del representante legal del menor, conforme a lo exigido por el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y el interés superior del menor.

WarPace Tech podrá modificar esta Política en cualquier momento para reflejar cambios legales, operativos o tecnológicos. Los cambios sustanciales serán informados a los Clientes a través del correo electrónico registrado o mediante aviso visible en la Plataforma, con anterioridad a su entrada en vigencia.

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) es la autoridad competente para vigilar el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales en Colombia. Los Titulares que consideren vulnerados sus derechos pueden presentar una queja ante dicha entidad, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo directo ante el Responsable o Encargado.

Para ejercer sus derechos como Titular o resolver inquietudes sobre esta Política, puede comunicarse con WarPace Tech a través de:

hola@pulsegym.io · Canal de soporte dentro de la Plataforma